RGPD - Immo-Buro-Service - Pepps By Coaching
Art. 1 : Principes généraux et justification.
Le règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (= RGPD, d’application depuis le 25 mai 2018) impose des règles et conditions strictes dans le cadre du traitement des données à caractère personnel des personnes physique et ce afin de protéger la vie privée de ceux-ci (règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE(règlement général sur la protection des données)).
Pour la bonne interprétation des textes, les appellations ci-dessous seront utilisées : consultants, d'une part et personnes intéressées ou clients intitulés (les) intervenant(s), d'autre part.
Par le biais de sa déclaration de vie privée, Immo-Buro-Service - Pepps By Coaching (ci-appelés IBS) tient à informer de façon claire, transparente, simple mais correcte au niveau de ce qui suit : quand, pourquoi, et comment lBS recueille, utilise, partage et sécurise-t-elle les données personnelles dont vous nous faites part de manière volontaire.
IBS est contraint de traiter des données à caractère personnel de ses consultants, clients, personnes intéressées, .. aux fins de l’exécution et du respect des différentes relations (contractuelles ou autres) entretenues avec les différents intervenants et consultants.
Dès lors, le traitement des données à caractère personnel des « intervenants » par IBS s’avère à la fois légitime et nécessaire (art. 6 du RGPD) :
- Aux fins de l’exécution de la relation entre les intervenants et IBS ;
- En vue du bon fonctionnement de IBS ;
Pour toutes ces raisons, des données à caractère personnel doivent nécessairement être fournies à IBS par « l’intervenant »et les consultants. Dans le cas contraire, IBS ne pourra pas exécuter et/ou traiter correctement la relation professionnelle.
Certaines données à caractère personnel sont enregistrées dans une plateforme informatisée au sein de IBS. IBS s’engage à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès aux données sans le consentement préalable à moins d’y être contrainte en raison d’une obligation légale. Si IBS décide d’utiliser les données en vue d’une autre finalité que celle initialement prévue, elle doit en informer la personne concernée.
Art. 2 : Finalité du traitement des données à caractère personnel des consultants et intervenants.
IBS est contraint de traiter des données à caractère personnel aux fins suivantes
Consultants
FINALITE :
- mettre les coordonnées de contact à disposition des consultants et des intervenants
- informer le public des activités de IBS
PERSONNES CONCERNEES :
- les consultants de IBS
DONNNEES
- Données d’identification personnelles :
- Nom, prénom, adresse privée, numéro de téléphone (fixe et/ou GSM) ;
- Adresse mail personnelle
CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
- sexe
- titres et profession
- publications
MANDATS :
- activités de représentation
FORMATIONS :
- diplômes, certificats, expérience professionnelle, ...
BASE JURIDIQUE :
- convention orale
DESTINATAIRE :
- les intervenants (clients)
- les autorités
- les sociétés professionnelles
VERSION
- version papier ou informatique
DUREE DE CONSERVATION
-Maximum 20 ans après la signature de la demande de consentement de la personne concernée ou de son représentant légal.
TRANSFERT VERS UN PAYS TIERS
- selon les besoins professionnels
Intervenants (clients)
FINALITE :
- mettre les coordonnées de contact à disposition des consultants
- permettre de répondre aux questions posées
- permettre la prise de contacts et de rendez-vous
- constituer un dossier personnel de suivi des séances individuelles protégé par le secret professionnel
- constituer une liste des clients à usage interne à IBS
PERSONNES CONCERNEES :
- les intervenants (clients) de IBS
DONNEES D'IDENTIFICATIONS PERSONNELLES :
- Nom, prénom, adresse privée,numéro de téléphone (fixe et/ou GSM) ;
- Adresse mail personnelle ;
CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
- âge, sexe
- titres et profession
- problèmes à traiter et suivi
BASE JURIDIQUE :
- convention orale
DESTINATAIRE :
- les consultants
VERSION
- version papier ou informatique
DUREE DE CONSERVATION
-Maximum 20 ans après la signature de la demande de consentement de la personne concernée ou de son représentant légal.
TRANSFERT VERS UN PAYS TIERS
- non
Art. 3 : Responsable du traitement, sous-traitant.
- Le responsable du traitement détermine la finalité et les moyens de traitement des données à caractère personnel est IBS.
En tant que responsable du traitement, IBS s’engage, en application des articles 24 et 25 du RGPD, à prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir l’application et le respect du RGPD. Il s’engage également à mettre en oeuvre une politique appropriée en matière de protection des données.
Art. 4 : Droits de « l’intervenant ».
Le responsable du traitement est tenu de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité du traitement des données à caractère personnel de « l’intervenant ».
Si « l’intervenant » souhaite exercer ses droits garantis par l'article 32 du RGPD, il doit adresser une demande écrite et signée (par courrier postal ou par mail) à lIBS : pepps@skynet.be ou Pepps By Coaching, rue de l'ancien presbytère 1 bte 8 à 1083 Bruxelles.
Afin d’éviter toute communication inappropriée des données personnelles, le responsable de traitement pourrait exiger une preuve d’identité (copie recto/verso de la carte d’identité ou passeport)
4.1. Droit d’accès (art.15 du RGPD).
« L’intervenant » a le droit d’accéder aux données à caractère personnel enregistrées. Si « l’intervenant » exerce son droit d’accès et demande des informations complémentaires, le responsable du traitement est tenu de lui fournir une copie des données à caractère personnel traitées. Si « l’intervenant » demande des copies supplémentaires, le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs.
4.2. Droit de rectification (art.16 du RGPD).
S’il constate que des données à caractère personnel sont inexactes, « l’intervenant » a le droit de demander leur rectification immédiate au responsable du traitement.
S’il constate que ces données à caractère personnel sont incomplètes, il a également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.
Le responsable du traitement apporte les modifications nécessaires et fournit à « l’intervenant » concerné une déclaration complémentaire.
4.3. Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») (art.17 du RGPD).
« L’intervenant » a le droit de demander l’effacement de ses données à caractère personnel dans les cas suivants, entre autres :
- Données à caractère personnel n’étant plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées ;
- « L’intervenant » s’oppose au traitement ;
- Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
4.4. Droit à la limitation du traitement (art.18 du RGPD).
« L’intervenant » a le droit d’obtenir la limitation du traitement dans les cas suivants, entre autres :
- L’exactitude des données est contestée par « l’intervenant » et le responsable du traitement a besoin de temps pour vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
- Le traitement est illicite et « l’intervenant » ne demande pas l’effacement de ses données à caractère personnel mais une limitation de leur utilisation ;
- Le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires à « l’intervenant » pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- « L’intervenant » s’est opposé au traitement.
Le responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toutes rectifications (4.2) ou tout effacement (4.3.) de données à caractère personnel, ou toute limitation du traitement (4.4.), à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Si « l’intervenant » en fait la demande, le responsable du traitement est tenu de lui fournir des informations sur ces destinataires.
4.5. Droit à la portabilité des données (art.20 du RGPD).
« L’intervenant » a le droit de recevoir les données à caractère personnel le concernant traitées par le responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Il a également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement. Et ce, aux conditions énoncées à l’article 20 du RGPD.
« L’intervenant » a le droit de demander au responsable du traitement que ces données soient transmises directement à l’autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application.
4.6. Droit d’opposition (art.21 du RGPD).
«L’intervenant » a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données à caractère personnel.
Le responsable du traitement cesse immédiatement le traitement des données à caractère personnel, à moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de « l’intervenant » concerné, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
4.7. Droit d’introduire une réclamation (art.77 du RGPD).
« L’intervenant » a le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de la Commission vie privée s’il estime que le traitement de ses données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.
Si « l’intervenant » introduit une demande dans le cadre des points 4.1. à 4.7 inclus, le responsable du traitement est tenu de fournir les informations demandées dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de 2 mois compte tenu de la complexité et du nombre de demande. Le responsable du traitement doit alors informer « l’intervenant » de cette prolongation dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Si « l’intervenant » présente sa demande sous une forme électronique, le responsable du traitement fournit également les informations par voie électronique, à moins que « l’intervenant » ne demande qu’il en soit autrement (Art.12 du RGPD).
Art. 5 : Procédure en cas de violation.
Il est possible que ces données à caractère personnel traitées tombent dans de mauvaises mains à la suite d’une erreur humaine, d’une erreur informatique, etc (p ex. perte ou vol d’un ordinateur, portable/d’une clé USB contenant des données à caractère personnel).
Le responsable de traitement fait le nécessaire pour notifier la violation en question à la Commission Vie Privée dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, à moins que la violation ne présente pas un risque élevé pour les droits et libertés de « l’intervenant » (art.32-34 du RGPD).
Lorsque la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés de « l’intervenant », le responsable de traitement en informe immédiatement « l’intervenant » concerné. Le responsable de traitement informe « l’intervenant » concernant les faits et les mesures prises.
Art. 6 : Identification de l’Autorité de protection des données.
Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tel. 02/274.48.00
contact@apd-gba.be
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Mise à jour : 12/11/2024- tous droits de reproduction réservés